報告は好きですか？
「報告」と聞いてどんなイメージが浮かびますか？
単なる業務であるにもかかわらずストレスを感じる人が多いのではないのでしょうか？
特にトラブルやミスの報告などはなおさらだと思います。
「報告」の主な目的は情報共有です。
組織全体で、個別の状況を共有することで、適切な対応をとるための業務なのです。
時には、トラブルやミスが発生します。
組織全体としての被害を最小限にするためにも報告はとても大事なスキルです。
しかし、個人間のコミュニケーションエラーによってしばしば問題が起きます。
この記事では、「報告」において重要なポイントを明確にします。
ポイントをおさえた報告をすることによって以下の事を獲得できるようになります。
・業務の達成感
・報告後の明確な方針理解
・上司からの信頼
ぜひ、最後までお読みください。
報告で損しないための3つのポイント
報告する際に、大事なことは以下の３つです。
１．結論から始める。
２．相手が知りたい情報だけに絞って伝える。
３．自身が相手に望む行動を明確に伝える。
例えば、トラブルの報告であれば「○○が発生しました。原因は△△です。」が結論です。
相手は解決策が聞きたいので、「解決策としてAを検討中です。××までに実施すべく本日協議します。」
みたいな感じでしょうか？
で、「■■さんの承認が必要なので、決済してください。」
で報告が終了します。
慣れてないと違和感を感じるかもしれません。
また、「そんな簡単に終わるわけないじゃないか！」という声が聞こえてきそうですが…
まずこの３つの基本から始めることが大事なんです。
では、順を追って説明したいと思います。
１．結論から始める
基本中の基本です。
気を付けていただきたいのは必ず主語を明確に特定して結論を伝えることです。
例えば、大事な契約の前日に相手からキャンセルを伝えられた場合
「キャンセルの連絡がありました。」では相手には伝わりません。
「○○の契約については、契約相手の△△さんからキャンセルの連絡がありました。」
とすることで報告を聞いた上司は、起きている状況をストレスなく理解できるようになります。
＞続きほしい。
何についての話なのか分かることで、相手に無駄なストレスを書けないことが大事です。
２．相手が知りたい情報だけに絞って伝える。
無駄な情報を省くことも重要なポイントです。
無駄な情報の一番わかりやすいのが言い訳です。
先の例の場合。
「○○さんの契約内容については同僚の□□さんから引き継いでてその時には問題ないと聞いてました。」とか
「○○さんの希望する金額は課長に伝えていたのですが、課長からはなんのアドバイスももらってなくて…」とかです。
「そんなこと、今聞いていない！」となるのは明らかでしょう。
相手が知りたい情報だけに絞って伝える場合。以下の点に注意すべきです。
・「なぜ？」起きている状況の原因を明確にする。
・理由一つに対して「主語」は一つにする。
先の例の場合、「○○さんの契約が、キャンセルになりました。」「私が、□□さんから問題ないとお聞きしています。」
「私が、課長に○○さんの希望金額をお伝えいたしました。」「金額変更のアドバイスはありませんでした。」
主語を一つにすることで、原因なのか言い訳なのかもはっきりします。
それは聞いている相手にも伝わります。
単なる言い訳なのか、本質的な原因なのか？
聞く側が理解することで報告の価値は上がります。
単なる言い訳は省いて本質をついた報告を心がけましょう。
３．自身が相手に望む行動を明確に伝える。
報告は情報共有ですが、雑談ではありません。
報告にどういう目的があるのかを伝えなくてはなりません。
え？報告って「情報共有」が目的なのでは？
確かに冒頭にもそう申し上げました。
ですが、聞く相手はそんなこと知りません。
「そうか、これは報告だから情報共有だな、この情報を聞いた私が次にとるべき行動は…」
などと察してくれるのであれば雑談のように話すだけで大丈夫です。
しかし、現実はそうではありません。
相手には必ず行動提起をしてください。
例えば、「決済してください。」とか「アドバイスをください。」
または、「方針の変更をお願いします。」「ご承知ください。」
とにかく、相手には何をしてほしいのかを明確に理解してもらう事が大事です。
いかがでしょうか？
意外と簡単なことだと思いませんか？
・結論から始める
・相手が知りたい情報だけに絞って伝える。
・自身が相手に望む行動を明確に伝える。
この3つを意識するだけで相手の評価は確実に変わってきます。
最初に「結論から始める」
最後に「自身が相手に望む行動を伝える」
だけなら、すぐに出来ますし、これだけでも相手はとても理解しやすくなります。
報告がうまくできない理由。
結論から話してるにもかかわらず、相手がいらだって口論になってしまう。
報告の途中で相手が途中で割って入りうまく型通りに報告できない。
そんなことも多いかと思います。
報告は型通りにしたけど、「そんなことを聞きたいんじゃない！」と怒られることも・・・
これらの問題はコミュニケーションエラーの問題です。
自分が報告すべきことは○○だと思いこんでしまってるケースです。
相手が知りたいことが理解できていないことが原因です。
例えば、スケジュールのある仕事でトラブルが発生し、納期が遅れる事が予想される場合
自分は納期の変更について話すべきだと思っていても
聞く側は改善のためにトラブルの原因が知りたいのかもしれません。
相手が「○○の原因について報告してほしい」と行ってくれるのであればいいのですが
そうであるとは限りません、「○○について報告してほしい」となるのが普通です。
こうした場合、「聞く力」が大事になります。
相手が知りたいことは相手に聞くことが最も効率的です。
最初に推測していた「相手の知りたいこと」と違った場合
まず、相手が言いたいことをできるだけ話してもらうようにしてもらいましょう。
話を聞いたうえで、相手が知りたいことに絞って報告する。
そのような流れであれば、無駄な口論を防ぐことができると思います。
相手も人間なので、感情で話すこともあると思います。
感情に感情で返すと口論になり、不毛な時間となります。
目的が自らの正当性を認めさせることであれば全力で口論すればいいのです。
最近、SNSなどで「論破」をクローズアップしたコンテンツも多くあります。
しかし、仕事の報告で「論破」する必要はありません。
事実、相手の知りたいこと、自分の考えが相手に伝われば良いのです。
特に相手の目的（相手の知りたいこと）には最大限注意を払ってください。
「この機会に指導する」ことや「厳しく叱責して反省を促す」
これらが相手の目的である場合もあります。
この場合も、しっかりと聞く姿勢が大事です。
単に「申し訳ありません」ではだめです。
相手が自分に対してどう思っているか？
どういった考え方や行動をを間違っていると思っているか？
これらを確認することで今後の進め方もより深く理解できるでしょう。
しっかり準備して、結論から報告しているのにうまくいかない場合
相手の知りたいことを、相手の希望する順に報告すること。
この点に注意してみればいいでしょう。
報告スキルの改善を習慣に
最後にもう一度まとめてみたいと思います。
報告で損しないための3つのポイントとは
１．結論から始める。
２．相手が知りたい情報だけに絞って伝える。
３．自身が相手に望む行動を明確に伝える。
でした。
一つ目の「結論から始める」理由は
できるだけ短い時間で報告の趣旨を相手に理解してもらうためでした。
二つ目の「相手が知りたい情報だけに絞って伝える。」理由は
相手が本質的な理由を理解しやすくするためでした。
三つ目の「自身が相手に望む行動を明確に伝える。」理由は
相手が、すべきことを明確に理解するためでした。
うまくいかない場合は相手の話をよく「聞く」事が大事です。
報告のポイントにおける二つ目と三つめは相手が主体です。
相手への理解度が良い報告のカギとなります。
いかがでしたでしょうか？
慣れるまでは「結論」「行動提起」から始めてみてもよいでしょう。
そうすれば、相手からの質問が帰ってくるはずです。
これに対して、「結論」「行動提起」を繰り返せば報告も成立します。
「相手が知りたい情報」は経験を繰り返すことでレベルアップします。
簡単な報告であれば毎日でもできるでしょう
些細な事でもマメに報告していればスキル向上につながります。
相手が知りたい情報を的確に報告することで
「デキル奴」と一目おかれる存在になるでしょう。
ぜひ、チャレンジしてスキルアップしてください。
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